山形県商工会連合会
平成22年度 職員の業務日誌から
平成22年6月某日
08:00 出勤
「お早うございます！」と出勤。大きな声で挨拶し合うと気持ちいいですね。全員で事務所内の清掃。
整理・整頓・清潔・清掃・しつけの「5S」は、工場・事務所の基本です。
席に着き、本日の業務の確認とメールチェック。
08:30 始業 全職員で朝礼。
- 本日の行事予定の確認
- 各自本日の業務予定の連絡
- 情報交換
商工会は、商工会員さんの経営を支援することが最大の目的。研修会・会議で得た情報をお互いに報告し、様々な情報を共有します。
08:45 融資相談
経営指導員同士で支援方法について意見交換。事業主の事業意欲を確認し、希望額が調達できるよう組織としてサポート体制を組みます。
会員さんからの相談案件については、随時職員間で情報を交換します。各々担当分野や得意分野が異なるので、改善アイデアも様々出てきます。以前の取組み事例も参考にします。
仕事は常に「報告(ホウ)・連絡(レン)・相談(ソウ)」の繰り返し。職員間の意思疎通は重要であり、組織の基本です。
09:00
- 本日の巡回訪問・来所の面談アポとり
- 来週行われるセミナーの案内
テーマは「目指せ！キャッシュフロー経営」。チラシは既に全会員に配布済。
巡回訪問や面談で質問を受けたことのある会員さんに電話で受講を勧めます。
09:30 融資相談で来所
借入目的、経営状況を聞き、決算書を見せてもらい、低利の融資制度を複数紹介します。今回は政府系の日本政策金融公庫の制度で申込することになりました。推薦書作成にあたり、「5年後のあるべき姿」「自社の強み」等を伺います。自分のセールスポイントが分からない場合はキーワードや事例を紹介し、「取引先から今月も来月も注文を頂けるのはなぜでしょうか？それが貴社の強みでは？」などと視点を変えて質問し、事業主に「気付き」を促します。
後継者がいる人には、仲間づくりや商売について勉強する機会として、商工会青年部への加入をお勧めします。
東根の青年部員は、勉強にも、まちおこしイベントにも一所懸命。大好評の空港でのカップリングパーティ「恋の浪漫飛行」は青年部のシンボルになりました。
10:30 税務指導
創業間もない会員さんより記帳について電話での相談。
日々の帳簿整理は、決算書を作成し確定申告として税務署に提出することだけが目的だけではありません。過去の実績を踏まえ、将来の予測を立てるために使うことこそ経営資料として活用することになります。
10:45 金融業務
金融機関の方が来所。市内企業の県融資制度の認定申請書類の受付。
金融指導にも当然ながら守秘義務適用。企業の同意書をもらっており、企業の状況、資金使途、金融機関の支援方針などについて、金融機関から詳しく説明を受けます。
商工会は各自治体における商工業の公的支援機関なので、県庁より低利融資制度の認定業務を委託されています。仕事の合間をみて認定申請書類の内容精査をします。
11:30 労務相談
労働保険事務委託の会員さんから、雇用保険の手続き方法について相談。担当者が巡回で不在のため、担当外でも対応できるような態勢を整えておきます。
不在中の対応案件は、後で担当者に引き継ぎます。
12:00 昼食休憩
お昼時間も会員さんの来所する場合があります。
13:00 業務開始
来所相談のアポを受ける。
このところ創業相談が増えてきました。将来に向けて話をするのに1時間半は確保してもらっています。この方の勤務先が休みの日に面談することになりました。
13:30 巡回訪問
次の予約の時間までに、職員2名のペアで会員さんの事業所をアポ無しで訪問。
今日は5件回りました。今年度、商工会の全国統一スローガンは「商工会は行きます！聞きます！提案します！」。
資料を元に話をすると会員さんは温かく応対して下さるので、私たち職員にとって「もっと役立つ情報を提供したい」と日頃の情報収集の動機付けになっています。
14:30 共済契約で巡回訪問
先日巡回の時に紹介した生命保険タイプの共済についてアポをとって再訪。内容の説明に納得して加入契約を頂きました！
商工会でお勧めする共済には、目的に応じて生命保険・傷害保険・自動車保険・火災保険・退職金タイプなど種類がたくさんあります。いずれも小規模事業者の支援のために低料率の制度であり、商工会の共済に加入できるのも商工会員のメリットのひとつです。
15:30 創業予定者と面談
数年前に創業した友人の商工会員さんから「商工会に行って相談するようアドバイスを受けたから」と来所。
現在勤務している仕事と同じ業種で独立したいとのこと。創業の目的、セールスポイント、資金など、創業に向けて必要な事項を中小企業庁発行の冊子を使って解説。掲載されている「パン屋を開設したい」と夢見る女性の事例はとても分かり易いので、多くの創業者から好評です。「創業への思い」をノートに書くよう次回までの課題を出します。
合間をみて随時回覧文書の確認
商工会には研修会や支援制度など各方面から様々な案内が届きます。
適切な情報を頭にインプット(入力)しておけば、会員さんの前でアウトプット(出力)できるので、常に情報収集を心掛けています。
本日一日の巡回内容や電話相談、来館者との対応内容等を業務日誌に記録し、カルテシステムに入力します。
17:15 終業時刻
今日も多くの人とお会いし、話を伺い、皆さんから刺激を受けました。会員の皆さんには心から感謝しています。
書類整理と明日の業務を確認し、帰宅の途に。
商工会の業務は、地域の事業者の金融や労務・販売促進など経営に関する指導・支援だけでなく、地域が元気になり商工業の振興がはかられるよう、意見活動・特産品の開発・まちづくりなど、さまざまな事業に取り組んでいます。
言葉にすると漠然としている部分がかなりあり、実際にはどんな業務をしているのか、イメージがわかない部分があるのではないでしょうか。
私のある一日の業務を通して、商工会の業務が少しでもイメージできたらと思います。(とはいっても商工会業務の一部でしかすぎませんが・・・。)
【私のとある一日】
AM8:00 出勤
今日も暑くなりそう・・。課長がちょうど入口の鍵をあけているところだ。 まずは、机拭きとお湯を沸かして、事務所の掃除。
AM8:15 着席
メールと掲示板(商工会のネットワ-ク機関)の確認。昨日県連合会に問い合わせした件、メールで回答きているはず。来ていた。早速、会員さんに資料持って行かなくては。
AM8:30 始業
始業。業務打合せ。 とは言っても堅苦しいものではなく、巡回中に気がついたことや、問い合わせを受けたことなど、話しする。一人より様々な人の知識や意見を聞くと、よりよい情報を会員さんに提供できる場合が多い。
AM9:00 共済業務
今日は、商工会で扱っている共済の送金日。連合会から送金された共済金を加入者の口座に振込する。会計伝票も昨日決裁済みだし、パソコンで連合会から振込なっているかどうか確認後、パソコン上で加入者の口座に振り込みする。
AM9:30 共済業務2
昨日電話があった事業所へ保険の名義変更の手続きに伺う。結婚して名字が変わったそうだ。保険内容説明したら、旦那さんにも保険はいろうかなあということに。今日は旦那さん留守で契約出来ないので、後日手続き。
AM10:00 販路開拓支援
去年より販路開拓について支援を行っている事業所に商談会の資料を持参し伺う。今回も商談会の情報提供喜んで頂けた。何度も足を運んでいるおかげで、従業員さんとも親しくなり、いろいろな情報をいただくことができるようになった。今日は新製品の試飲・試食もしてきた。やっと商品化なったみたいだ。
AM10:30 巡回
この事業所から、事務所に戻る途中、先日新しい従業員を雇う予定と言っていた事業所に立ち寄る。もう雇い入れしたかなあ。
事業所に立ち寄ったら、忙しくてなかなか商工会に行けなかったとのこと。必要書類を受け取り、商工会の事務所に戻る。
AM10:45 労働保険
先ほど預かった書類を確認し、雇用保険資格取得の書類作成。午後一番ハローワークに行って手続きしてこよう。
AM11:30 お茶出し
今日はお昼を挟んでの女性部の会議。会議のお茶出しをする。今日は夏のイベント等の打合せ。毎年のことだけど、当日の天気が心配。部員研修も日程調整がなかなか難しいようだ。
PM12:00 昼食・休憩
お茶を入れて、家から持ってきたお弁当を事務所内で食べる。 食後は職員で雑談したり、新聞を読んだりして過ごす。
PM1:00 労働保険2
ハローワークへ雇用保険の資格取得の手続きに行く。用紙の在庫も残り少なくなってきていたので、もらって帰ろう。
PM2:00 記帳代行
事務所に戻る。
会員さんからの問い合わせの電話。勘定科目が解らないとのこと。アドバイスした後、自分も記帳代行業務を行う。昨日、日計表は確認したので、今日は商工会の経理システム『ネットde記帳』に入力。
PM4:00 資料準備
今日は夜に『目的別研究会』がある。指導員との話の中で、先日取り寄せた地域の在来作物実態調査の文献、今日の研究会で資料として使うことにした。
この文献手に入れることができたのも、午前中に行った事業所がきっかけ。仕事を通じて年々人脈が広がっていくのを感じる。
ともかく急いで人数分印刷しなくては。結構ページ数あるなあ・・・
印刷終了。
PM4:30 労務指導
雇用保険の手続きをした事業所の従業員さんが来所。手続きした書類を渡し、手数料をいただく。
「健康保険の手続きはしましたか？」と尋ねると、『忘れていた』とのこと。必要な旨も話して、書き方を説明した後、用紙を渡す。
PM5:00 経理業務
今日の入金の伝票を起票。各支所からも、入金報告のFAXが届く。銀行に行って預入。各支所からの入金も確認。
PM5:15 残務整理等
残務整理と明日の準備。今日一日の日誌を記入。「こんなアドバイスでよかったかなぁ」など思いながら、今日一日を振り返る時間。残務整理や明日の準備は日によってかかる時間は違う。今日は6時から目的別研究会があるので、遅くてもそれまでには終わらせないと・・・。
PM5:45 会議等準備
『目的別研究会』の例会準備。机・椅子・資料等セッティング。時間が近づくにつれ、だんだん会員さんも集まってきた。
PM6:00 目的別研究会
研究会に参加しているメンバーは10名程。毎回ほぼ全員が出席。しかもメンバーが増えている。とても活発な研究会だ。この研究会を通じて知り合った事業所が製品を取引したり、一つの製品を一緒に作ったりと、企業間取引に結び付いていることは嬉しい限りだ。今後もそんなお手伝いできるといいなあ。
今日、急いで印刷した資料もみなさん興味深く読んでくださったようだ。
今日は地域の特産品を使った商品開発について。みなさん様々な情報を持ち寄り意見する。 私も地元の農家で、その農産物の特性・出荷量・現在の加工の仕方・規格外の出荷の可否など伺った話を報告。
PM8:00 終了・退所
窓閉め・消灯確認・施錠する。
一日の業務終了
最後に受験者の方へ
商工会の業務は多種多様です。慣れるまでは大変な面も多いかと思いますが、一方で様々な業務に携わり自分の見識を深めることができます。また多くの人と出会い、様々な人間関係を築くことができるのも商工会の魅力ではないでしょうか。
はじめは、わからないことだらけです。そして決して楽しいことだけでもないと思います。それでも「商工会に相談して良かった」・「あなたに話して良かった」と会員さんにいわれる一言が、自分の仕事のやりがいにつながっていくのだと思います。
地域のビジネスをもっと強く！コミュニティをもっと元気に！これからの商工会で一緒に携わっていきましょう